PMM News – Solusi Dapodik Belum Terbaca di PMM, Ini Langkahnya – Data Dapodik yang belum terbaca di PMM dapat menjadi kendala bagi guru maupun kepala sekolah, terutama ketika terdapat perubahan data penugasan, status kepegawaian, identitas PTK, atau jabatan tambahan tetapi informasi pada Platform Merdeka Mengajar belum ikut berubah.
Situasi tersebut cukup membingungkan. Di satu sisi, operator sekolah sudah memperbarui data pada Dapodik dan melakukan sinkronisasi. Namun di sisi lain, ketika guru membuka PMM, data yang ditampilkan masih menggunakan informasi sebelumnya.
Kondisi seperti ini tidak selalu berarti sinkronisasi Dapodik gagal. Ada kemungkinan data masih berada dalam proses pemadanan dan penarikan oleh sistem pusat. Selain Dapodik, terdapat beberapa sistem lain yang dapat berkaitan dengan identitas dan status PTK, terutama untuk guru ASN.
Karena itu, penyelesaiannya perlu dilakukan secara bertahap. Jangan langsung mengubah banyak data hanya karena informasi di PMM belum berubah.
Mengapa Data Dapodik Belum Terbaca di PMM?
Dapodik dan PMM memiliki fungsi yang berbeda. Dapodik menjadi salah satu sumber data pendidikan, sedangkan PMM menampilkan berbagai informasi yang digunakan untuk layanan guru dan tenaga kependidikan.
Data yang sudah diperbaiki pada Dapodik tidak selalu langsung muncul pada layanan lain. Ada proses sinkronisasi, validasi, pemadanan, dan pembaruan data yang harus dilalui.
Dalam kasus tertentu, data PTK juga berkaitan dengan sistem lain, seperti Verval PTK maupun sistem kepegawaian pemerintah bagi guru ASN.
Akibatnya, perubahan seperti NIP, nama, NIK, penugasan kepala sekolah, atau unit kerja bisa membutuhkan waktu sebelum seluruh sistem menampilkan informasi yang sama.
1. Periksa Kembali Data Dapodik
Langkah pertama adalah memastikan sumber datanya memang sudah benar.
Operator sekolah dapat memeriksa data guru atau kepala sekolah pada aplikasi Dapodik, terutama bagian yang mengalami perubahan.
Jika masalah berkaitan dengan kepala sekolah, periksa jenis PTK dan tugas tambahan. Pastikan penugasan sebagai kepala sekolah atau Plt tercatat sesuai dokumen yang berlaku.
Hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Nama lengkap.
- NIK.
- NIP bagi ASN.
- Status kepegawaian.
- Sekolah induk.
- Jenis PTK.
- Tugas tambahan.
- Nomor dan tanggal SK.
- TMT penugasan.
- TST atau tanggal selesai tugas jika memang sudah berakhir.
Kesalahan pada salah satu informasi tersebut dapat menyebabkan proses pemadanan tidak berjalan sesuai harapan.
2. Pastikan Data Verval PTK Sesuai
Setelah Dapodik diperiksa, tahap berikutnya adalah mengecek Verval PTK.
Verval PTK penting karena data identitas pendidik perlu dipadankan dengan sumber data lainnya. Apabila terdapat perbedaan identitas, sistem dapat kesulitan menghubungkan data yang berasal dari beberapa layanan.
Misalnya, nama pada Dapodik berbeda dengan data kepegawaian, NIK tidak sesuai, atau NIP belum diperbarui. Kondisi tersebut perlu ditelusuri terlebih dahulu.
Untuk guru ASN, pemeriksaan NIP menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan. Pastikan NIP yang tercatat sesuai dengan data kepegawaian resmi.
3. Cek NIK, NIP, dan Nama PTK
Jangan menganggap perbedaan kecil dalam identitas selalu tidak berpengaruh.
NIK, NIP, dan nama lengkap merupakan data penting dalam proses pemadanan identitas.
Operator dapat mencocokkan data Dapodik dengan dokumen resmi guru. Untuk ASN, data juga perlu diperiksa terhadap informasi pada sistem kepegawaian yang relevan.
Jika ditemukan perbedaan, jangan langsung melakukan perubahan secara sembarangan. Tentukan terlebih dahulu sumber data yang menjadi rujukan dan lakukan perbaikan melalui mekanisme yang sesuai.
Hal ini penting karena memperbaiki data di satu sistem sementara sistem lainnya masih menggunakan data lama justru dapat menyebabkan ketidaksesuaian baru.
4. Lakukan Sinkronisasi Dapodik Setelah Perubahan
Jika ditemukan kesalahan dan sudah dilakukan perbaikan, operator sekolah perlu melakukan sinkronisasi Dapodik.
Sinkronisasi diperlukan agar perubahan data yang tersimpan pada aplikasi lokal dapat dikirim ke server pusat.
Namun, perlu dipahami bahwa sinkronisasi bukan berarti PMM akan langsung berubah dalam hitungan detik.
Setelah sinkronisasi berhasil, data masih dapat membutuhkan waktu untuk diproses dan ditarik oleh sistem lain.
Karena itu, setelah sinkronisasi, guru sebaiknya tidak langsung melakukan perubahan kedua atau ketiga hanya karena PMM belum memperlihatkan data terbaru.
5. Berikan Waktu untuk Proses Pembaruan Data
Salah satu penyebab yang sering membuat operator mengira proses gagal adalah jeda waktu antarsistem.
Data dapat sudah benar di Dapodik, tetapi belum diperbarui pada PMM karena proses penarikan belum selesai.
Lamanya proses dapat berbeda-beda tergantung kondisi sistem dan jenis perubahan data yang dilakukan.
Karena itu, jika sinkronisasi Dapodik sudah berhasil, langkah berikutnya adalah memantau pembaruan data secara berkala.
Jika setelah beberapa waktu data tetap tidak berubah, barulah dilakukan pemeriksaan lanjutan.
6. Periksa Data Kepala Sekolah atau Plt
Bagi kepala sekolah, persoalan dapat menjadi lebih kompleks ketika perubahan berkaitan dengan jabatan kepala sekolah atau Pelaksana Tugas (Plt).
Pastikan data tugas tambahan di Dapodik sesuai dengan SK penugasan.
Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah tanggal mulai dan berakhirnya penugasan. Jangan sampai tugas yang sebenarnya masih aktif justru tercatat sudah selesai karena kesalahan pengisian tanggal.
Sebaliknya, penugasan lama yang sudah berakhir juga seharusnya tidak dibiarkan tetap aktif apabila memang sudah tidak berlaku.
Operator dapat mencocokkan data tersebut dengan dokumen resmi yang dimiliki sekolah atau guru.
7. Pastikan Akun yang Digunakan untuk Masuk PMM Benar
Masalah lain yang sering terlewat adalah akun yang digunakan untuk login.
Guru sebaiknya memastikan menggunakan akun belajar.id yang memang terdaftar sebagai akun PTK yang bersangkutan.
Jangan sampai pengguna masuk menggunakan akun pribadi atau akun lain sehingga profil yang ditampilkan bukan data yang seharusnya.
Jika terdapat lebih dari satu akun pada perangkat, lakukan pengecekan dengan teliti sebelum menyimpulkan bahwa data Dapodik belum tersinkronisasi.
8. Bagaimana Jika Guru ASN Mengalami Kendala Integrasi e-Kinerja?
Untuk guru ASN, persoalan data juga dapat berkaitan dengan integrasi layanan kepegawaian.
Jika kendala berhubungan dengan e-Kinerja BKN atau SIASN, pemeriksaan tidak cukup hanya dilakukan pada Dapodik.
Data NIP, unit organisasi, serta informasi kepegawaian perlu dipastikan sesuai.
Misalnya, sekolah tempat guru bertugas pada Dapodik menggunakan nomenklatur tertentu, sedangkan unit organisasi yang tercatat pada sistem kepegawaian menggunakan nama berbeda. Perbedaan tersebut dapat menjadi bagian yang perlu diperiksa ketika terjadi masalah pemadanan.
Untuk persoalan yang berada di sisi sistem kepegawaian, penyelesaian dapat memerlukan bantuan admin instansi atau pihak yang memiliki kewenangan pada data tersebut.
9. Periksa Kesesuaian Unit Kerja
Unit kerja atau sekolah tempat guru bertugas juga menjadi informasi yang perlu diperhatikan.
Guru yang sudah berpindah sekolah atau mendapatkan penugasan baru perlu memastikan perubahan tersebut sudah tercermin pada data yang relevan.
Jika Dapodik sudah menunjukkan sekolah baru tetapi sistem kepegawaian masih menunjukkan unit kerja lama, proses integrasi dapat mengalami kendala.
Dalam situasi seperti ini, guru sebaiknya tidak hanya meminta operator sekolah memeriksa Dapodik. Koordinasi dengan pengelola data kepegawaian juga mungkin diperlukan apabila sumber masalah berasal dari sistem tersebut.
Tabel Pemeriksaan Data
Agar lebih mudah, operator dan guru dapat menggunakan daftar berikut:
| Bagian yang Diperiksa | Yang Perlu Dipastikan |
|---|---|
| Dapodik | Data PTK sudah diperbarui |
| NIK | Sesuai dokumen resmi |
| NIP | Sesuai data ASN |
| Nama | Konsisten antar sistem |
| Sekolah induk | Sesuai penugasan |
| Tugas tambahan | Sesuai SK |
| TMT/TST | Tidak salah tanggal |
| Verval PTK | Data sudah padan |
| Akun PMM | Menggunakan akun belajar.id yang tepat |
| SIASN/e-Kinerja | Data kepegawaian sesuai bagi ASN |
| Sinkronisasi | Sudah dilakukan setelah perubahan |
Jangan Langsung Mengubah Data Berkali-kali
Ketika data belum muncul di PMM, operator sebaiknya tidak melakukan perubahan berulang-ulang tanpa mengetahui penyebabnya.
Misalnya, tugas tambahan sebenarnya sudah benar tetapi belum terbaca karena sistem pusat belum melakukan pembaruan. Jika operator terus menghapus dan memasukkan ulang data, masalah justru dapat semakin sulit ditelusuri.
Prinsip yang lebih aman adalah periksa, perbaiki jika memang salah, sinkronkan, kemudian tunggu proses pembaruan.
Dengan cara tersebut, riwayat perubahan data juga lebih mudah dipahami apabila nantinya diperlukan pemeriksaan lebih lanjut.
Jika Data Tetap Belum Terbaca
Apabila Dapodik sudah benar, Verval PTK sudah sesuai, sinkronisasi berhasil, akun PMM juga tepat, tetapi data belum berubah setelah menunggu proses pembaruan, guru dapat melakukan eskalasi.
Siapkan bukti berupa screenshot data Dapodik, status Verval PTK, tampilan PMM, dan informasi kesalahan yang muncul.
Bukti tersebut dapat digunakan ketika melaporkan kendala melalui kanal bantuan resmi yang tersedia.
Untuk persoalan yang berkaitan dengan data kepegawaian ASN, koordinasi dengan admin instansi atau pengelola SIASN/e-Kinerja juga dapat diperlukan.
Dengan membawa bukti yang lengkap, pihak yang menangani kendala akan lebih mudah mengetahui bagian mana yang belum sesuai.
Kesimpulan
Solusi sinkronisasi Dapodik yang belum terbaca di PMM tidak selalu dengan melakukan sinkronisasi berulang kali. Operator perlu memeriksa kesesuaian data Dapodik, Verval PTK, identitas NIK dan NIP, tugas tambahan, sekolah induk, serta akun belajar.id yang digunakan untuk mengakses PMM. Bagi guru ASN, data pada SIASN atau e-Kinerja dan unit organisasi juga perlu diperhatikan jika masalah berkaitan dengan integrasi kepegawaian. Setelah perbaikan dilakukan, lakukan sinkronisasi dan berikan waktu bagi sistem pusat untuk memproses pembaruan. Jika data tetap belum terbaca setelah seluruh sumber data dinyatakan sesuai, kendala dapat diteruskan melalui layanan bantuan resmi dengan menyertakan bukti dan tangkapan layar yang relevan.